Schon lange betonen wir: Wer eine Berufsunfähigkeitsversicherung (BU), eine Private Krankenversicherung (PKV) oder eine Risikolebensversicherung (Risiko-LV) beantragt, muss seine gesamte medizinische Historie lückenlos recherchieren. Der Schlüssel hierfür war die manuelle Anforderung der Patientenakten bei allen behandelnden Ärzten sowie die sogenannte Patientenquittung der gesetzlichen Krankenkassen.
Heute, mit der flächendeckenden Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA), verpflichtend seit Oktober 2025 für Ärzte,
steht uns ein Werkzeug zur Verfügung, das diesen Prozess deutlich vereinfachen kann -
vorausgesetzt, wir wissen, wie man es richtig angeht.
1. Bisher: langwierige Aktenrecherche
Die Vorbereitung einer fundierten Risikovoranfrage war in Bezug auf das Einholen der Gesundheitsdaten ein langwieriger und mühsamer Prozess: Patientenquittungen der GKV und Rechnungszusammenstellungen der PKV liefern zwar bereits eine grobe Übersicht über die abgerechneten Diagnosen und Leistungen. Für eine fundierte Risikoprüfung sind diese Abrechnungsinformationen jedoch nicht ausreichend.
Der Prozess hing weiterhin ab von:
- Gedächtnisprotokoll des Kunden: Das Gedächtnis ist fehleranfällig und liefert keine Details zu Verläufen und Befunden.
- Manuelle Aktenanforderung: Bei jedem Arzt und Krankenhaus musste die vollständige Dokumentation (detaillierte Befunde, Arztbriefe, Laborwerte) einzeln angefordert werden.
- Wartezeiten: Wochenlanges Warten auf die medizinisch relevanten Tiefeninformationen, die weit über die Abrechnungsziffern hinausgehen und für die Risikoeinschätzung entscheidend sind.
Dieses Verfahren barg das hohe Risiko von unvollständigen Angaben, da die notwendigen Befunde zur Einschätzung des Risikos meist fehlten.
2. Die ePA als Beschleuniger für Ihre Risikovoranfrage
Die elektronische Patientenakte hat das Potential diese Vorgänge stark zu vereinfachen.
A. Vorteil: Die zentrale Datenquelle
Die ePA bündelt, wenn sie korrekt geführt wird, alle relevanten medizinischen Informationen (Diagnosen, Befunde, Arztbriefe, Medikationspläne) zentral und digital.
- Vollständigkeit: Durch die Zusammenführung der vollständigen elektronischen Abschriften aller Behandler erhalten wir erstmals eine umfassende und vor allem digitale Sicht auf die Gesundheitshistorie.
- Beschleunigung: Die Recherchezeit für Makler und Kunde wird potenziell von Wochen auf Tage reduziert, da die Daten zentral abgerufen werden können.
- Beweiskraft: Die Daten stammen unmittelbar aus den ärztlichen Systemen und sind somit die bestmögliche Grundlage für die Wahrheits- und Anzeigepflicht gegenüber dem Versicherer.
B. Hebel Überführung vollständige Behandlungsdoku in die ePA
Der entscheidende Hebel ist das Überführungsrecht des Patienten – das Recht, die gesamte Dokumentation in die ePA übertragen zu lassen:
Die Pflicht zur Überführung der vollständigen elektronischen Abschrift der Behandlungsdokumentation in die ePA ergibt sich aus § 347 Abs. 5 SGB V. Die Pflicht zur Aufbewahrung für 10 Jahre ergibt sich aus § 630f Abs. 3 BGB.
"Auf Verlangen des Versicherten haben die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringer elektronische Abschriften der Patientenakte [...] in die elektronische Patientenakte zu übermitteln und dort [...] zu speichern. [...]".
Für die Vorbereitung bedeutet das: Als Kunde müssen Sie aktiv alle ihre behandelnden Ärzte und Krankenhäuser schriftlich auffordern, die vollständige Akte in die ePA zu überführen. Nur diese zentrale Bündelung macht die Aktenrecherche wirklich effizient.
Ärzte müssen die vollständige Behandlungsdoku (letzte 10 Jahre) nämlich nur auf Verlangen des Patienten in die ePA einstellen. Das macht Ihr Handeln erforderlich. Automatisch werden nur die laufenden Befunde, Arztberichte in die ePA eingestellt, nicht die vollständige Akte aus der Vergangenheit, also vor verpflichtender Einführung der ePA.
3. Schritt für Schritt Ihre ePA für Vorbereitung der Risikovoranfrage nutzen
Schritt 1:
ePA bei Ihrer Krankenkasse aktivieren / einrichten
Schritt 2:
Aktenanforderung: Senden Sie eine schriftliche Aufforderung (Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung) an alle Behandler der letzten 10 Jahre.
Forderung: Überführung der vollständigen elektronischen Abschrift in die ePA.
Rechtsgrundlage: Nennung von § 347 Abs. 5 SGB V und § 630g Abs. 2 BGB.
Es sollte eine ausdrückliche Einwilligung zur Übertragung der Daten erklärt werden. Sie können unser Musterschreiben hier downloaden und mit Ihren Daten befüllen.
Schritt 3:
Bei Verweigerung – Konsequent Beschwerde einlegen: Setzen Sie eine letzte Frist und leiten Sie bei Nichteinhaltung unverzüglich die Beschwerde ein. Dokumentieren Sie präzise, welche Einrichtung in welcher Form die Überführung verweigert oder ignoriert hat (z. B. "hat nur Post-Angebot gemacht" oder "keine Reaktion").
Haben Sie Fragen zur Nutzung Ihrer ePA oder zur Vorbereitung Ihrer Risikovoranfrage? Wir helfen Ihnen gerne!
Weiterer Schritt ist dann die Aufbereitung der Daten aus der ePA für Vorabanfragen bei den Versicherern. Wir leiten Sie in unserer Beratung durch diesen Prozess und stellen die anonymisierten Risikovoranfragen bei mehreren Gesellschaften.
FAQ elektronische Patientenakte effizient nutzen
4. Die aktuelle Herausforderung: Organisationsprobleme der Leistungserbringer (Ärzte, Krankenhäuser, Versorgungszentren)
Wie unsere aktuellen Erfahrungen zeigen, ist die Überführung oft noch eine Herausforderung. Leistungserbringer reagieren oft noch mit mit organisatorischen oder technischen Einwänden.
Ablehnung aufgrund fehlender HBA (wenn Arzt ein MVZ eine Praxisgemeinschaft verlassen hat): Das Argument, die Überführung sei unmöglich, weil der Heilberufeausweis (HBA) des ursprünglich behandelnden Arztes fehle, ist unbegründet. Ein MVZ ist der juristische Träger der Leistung und zur Aktenführung, Aufbewahrung und Überführung verpflichtet. Die Signatur muss durch einen aktuell befugten Leistungserbringer erfolgen.
Verweigerung der ePA-Überführung (Kliniken): Krankenhäuser bieten (etwa aus technischen Gründen) oftmals lediglich die postale Übersendung der Akte (als Papier oder auf CD) an, anstatt die gesetzlich geforderte elektronische Überführung in die ePA vorzunehmen. Dieses Angebot erfüllt nicht die Pflicht zur Speicherung in der ePA.
Keine Reaktion: Wie auch bei der "manuellen" Anforderung der Behandlungsdokumentation / Patientenakte kann es Behandler geben, die den Vorgang erstmal beiseite legen und gar nicht reagieren.